In de blog van SNPI van vorige week hebben wij meer verteld over de Stichting Administratie Kantoor, oftewel: de ‘STAK’. Nu u weet wat een STAK is, vertellen we graag welke stappen er genomen moeten worden naar de invoering. Wat komt er kijken bij het oprichten van een STAK? Welke documenten komen bij de inregeling van een participatieregeling met certificaten van aandelen aan de orde? En wat houden deze documenten eigenlijk in?
Dit zijn allemaal vragen die SNPI vaak terug ziet komen. Doe dit liever niet alleen en schakel een expert in bij de te nemen stappen. Een goed begin is het halve werk! Helemaal als het gaat om bredere eigenaarschap van de medewerkers.

Stappen

1. Formeel besluit aandeelhouders
2. Participatiereglement en regeling jaarlijkse ronde
3. Certificaathoudersovereenkomst
4. Aandeelhoudersovereenkomst
5. Statutenwijziging
6. Oprichtingsakte STAK
7. Administratievoorwaarden STAK
8. Leveringsakte aandelen aan STAK
9. Leveringsakte certificaten aan medewerkers

Formeel besluit aandeelhouders

Allereerst moet er een formeel besluit worden genomen door de huidige aandeelhouders van uw onderneming. Dit schrijven de statuten van uw onderneming voor. Dit besluit moet rechtsgeldig conform de statutaire regeling worden genomen en schriftelijk worden vastgelegd. Dit dient als bewijs voor derden.

Participatiereglement en regeling jaarlijkse ronde

Dit participatiereglement is een onderhandse akte. Hierin staan alle spelregels voor alle medewerkers die certificaten van de onderneming kopen. Dit is, samen met een certificaathoudersovereenkomst, eigenlijk het kerndocument van een certificatenregeling. Op basis van dit document worden de andere documenten opgesteld.
SNPI is in certificatenregelingen gespecialiseerd en heeft al voor veel bedrijven een participatiereglement opgesteld.

Certificaathoudersovereenkomst

Deze, eveneens onderhandse akte, is de overeenkomst tussen de certificaathouder en de STAK. Hierin staan de rechten en plichten van de certificaathouder. De certificaathouder verklaart hierin zich te zullen houden aan de regels van de participatieregeling. Hierin worden ook vaak veelvoorkomende begrippen uitgelegd. De certificaathouders-overeenkomst is samen met een participatiereglement het kerndocument van elke certificatenregeling.
SNPI pakt dit vaak samen met het participatiereglement. Wanneer deze  kerndocumenten klaar zijn, dan zal SNPI de notaris gaan informeren. De notaris gaat daarna aan de slag met de volgende stukken (vanaf punt 5. Statutenwijziging door notaris). 

Aandeelhoudersovereenkomst

In deze onderhandse overeenkomst worden de verhoudingen tussen de verschillende aandeelhouders geregeld. Vaak zal de STAK een nieuwe aandeelhouder worden. Hier hoeft u niet voor naar de notaris. Een juridisch adviseur kan u hier prima bij helpen. 

Statutenwijziging

Nu komt de notaris in beeld. De statuten moeten op een aantal punten worden gecheckt en zo nodig aangepast worden. Deze wijziging moet besloten worden door de huidige aandeelhouders. Punten waarop de statuten moeten worden gecheckt zijn bijvoorbeeld het uitbreiden van de huidige aandeelhouders, de zeggenschap van de STAK, de eventuele aanwezige blokkeringsregeling en het aandeelhoudersregister zal worden aangepast. De notaris zal dit voor u regelen. SNPI kan namens u de notaris instructies geven. Hierdoor heeft u weinig omkijken naar deze statutenwijziging. De statutenwijziging wordt tegelijkertijd met het oprichten van de STAK gedaan. Wel zo makkelijk.

Oprichtingsakte STAK

Door certificaten van aandelen uit te geven, zal er een stichting moeten worden opgericht. De Stichting Administratie Kantoor. Aan deze stichting worden de aandelen, welke beschikbaar worden gesteld voor de medewerkers, geleverd. Bij deze oprichtingsakte wordt onder andere opgenomen wat de doelen en de rechten zijn van de STAK, de bestuursleden van de STAK, de taken van de STAK en het aantal aandelen dat de STAK verkrijgt. De notaris richt een STAK op. 

Administratievoorwaarden STAK

Dit is ook weer een onderhandse overeenkomst. Dit wordt door de notaris opgesteld wanneer hij de STAK gaat oprichten. De notaris kijkt of de bepalingen van het participatiereglement en regeling jaarlijkse ronde, certificaathoudersovereenkomst en de administratievoorwaarden met elkaar overeenkomen.
De administratievoorwaarden bestaan uit bepalingen over de uitvoering en controle van de regels van de participatieregeling door het STAK-bestuur. 

Leveringsakte aandelen aan STAK

Levering van aandelen door de onderneming aan de STAK geschied bij notariële akte. Hierbij kan een keuze worden gemaakt of er bestaande aandelen worden overgedragen of dat er nieuwe aandelen worden uitgegeven. De notaris controleert de transactie en stelt een leveringsakte op.

Leveringsakte certificaten aan medewerkers

De notaris certificeert de aandelen, die aan de STAK zijn geleverd. De levering van de STAK naar de medewerkers (certificaathouders) vindt plaats per onderhandse akte van levering. De STAK blijft in principe leeg en voor de niet-afgenomen certificaten kunnen we goede oplossingen voor u bedenken. Bij de verhandeling tussen de certificaathouders onderling zal deze levering telkens via de STAK plaatsvinden. Hierbij mag vaak geen onderlinge verkoopprijs worden bepaald. De prijs wordt bepaald aan de hand van de formule, welke is vastgesteld bij de participatieregeling.

Starten?

Bij het invoeren van een medewerkersparticipatieplan met certificaten van aandelen zijn behoorlijk wat documenten en aktes nodig. Veel is vrij standaard. De kerndocumenten van een certificatenregeling zijn het participatiereglement en de certificaathoudersovereenkomst.

SNPI helpt bedrijven van start tot de eerste inschrijvingen en heeft jarenlange ervaring met de invoering van dergelijke regelingen. SNPI is gespecialiseerd in het maken van blauwdrukken voor participatieplannen met zowel aandelen als certificaten en het opstellen van alle onderhandse stukken die nodig zijn voor een participatieplan met certificaten.

Ziet u er wel iets in om medewerkers mede-eigenaar te maken middels het certificeren van aandelen? Wij helpen dan graag verder!

Wie zijn wij?

SNPI is het expertisecentrum voor financiële participatie in Nederland en ondersteunt bedrijven bij het mede-eigenaar maken van medewerkers in het bedrijf waar zij werken. SNPI is onafhankelijk en non-profit. Kijk voor meer informatie op www.snpi.nl.