Een van de meest gehoorde vragen die wij aan tafel krijgen is: Hoe lang duurt een traject van implementeren van een participatieplan? En wanneer kan je het beste van start gaan met een implementatietraject?
Een implementatietraject bestaat uit een aantal stappen en er zijn verschillende disciplines nodig voor het realiseren van een participatieplan. Een traject van invoering duurt in de regel een maand of zes en vaak nog wel langer. Dat alles bij elkaar betekent niet dat een participatieplan zelf heel complex is. Dat hoeft helemaal niet. Een plan met aandelen of certificaten van aandelen lijkt vaak ingewikkelder dan het is.Aanloopfase
De belangrijkste eerste stap is om als DGA of directie helder te hebben wat u met de aandelen zou willen bereiken. U wilt medewerkers mede-eigenaar maken of u wilt ze belonen met aandelen. Na het bepalen van de doelstellingen, de beoogde effecten en de eerste contouren van het plan, zal er al snel een waardeerder aan de slag gaan om de aandelen te waarderen. Gelijktijdig gaat er een team van mensen, uit het bedrijf en van SNPI, aan de slag om het plan verder te ontwerpen. Belangrijk is hierbij om alle vier de componenten goed uit te werken.
Ontwerp in drie maanden
De waardeerder heeft op een gegeven moment de waarde van de onderneming, de waarde van de aandelen, de waarde van het minderheidsbelang en een grondslag voor het jaarlijks berekenen van de koers. Verder is er nagedacht over het dividendbeleid en wordt dit vastgelegd (component Financieel).
Daarna of soms tegelijkertijd kan door SNPI gewerkt worden aan het verder ontwerpen van de structuur. Dit begint met een startnotitie op basis van de eerste informatie en wensen van de onderneming. Vervolgens kunnen de spelregels uitgewerkt worden. Pas als die klaar zijn, Komen de overige juridische documenten. Welke dat zijn is afhankelijk van de keuze tussen aandelen of certificaten (component Techniek).
De volgende stap
Deze eerste stappen alleen nemen vaak drie maanden in beslag. Alle regels bepalen en uitdenken kost tijd. Waarom zeggen we dan dat u ongeveer 6 tot 8 maanden moet rekenen van start tot finish? Na de waardering en het ontwerpen van de regeling, komt het moment om de Belastingdienst te vragen of zij akkoord gaat met de regeling en met name met de waardering en prijs van de aandelen cq certificaten. Doe je dit niet op voorhand en de fiscus bepaalt later dat de waarde te laag was, dan levert dit een boete en naheffingen op. Wij raden derhalve altijd aan om vooraf met de Belastingdienst te overleggen.
Noodzakelijke factor
Laat het overleg met de Belastingdienst nu juist datgene zijn dat een implementatie moeilijk te plannen maakt. De Belastingdienst heeft een wettelijke termijn waarbinnen een reactie verplicht is. Maar als er vragen zijn over de regeling of de waardering of allebei en er moet een afspraak gemaakt worden, of er moeten aanvullende stukken aangeleverd worden, kan het traject met de Belastingdienst 2 tot 3 maanden duren. Pas na akkoord van de Belastingdienst kun je starten met de informatierondes voor het personeel, het communicatie en HRM gedeelte van het traject.
Denk 1 jaar vooruit
De voorbereidingen van een plan kan 6 tot 8 maanden duren, denk daarom een jaar vooruit. De meeste plannen starten in juni of juli van een jaar. Handelen met aandelen kan in een periode tot twee maanden na het uitkomen van de jaarcijfers. Uw boekjaar loopt dan wel van januari tot januari, de jaarcijfers zijn er meestal pas ergens in de periode april-juni. Wilt u dan uw medewerkers aandelen schenken of laten kopen, dan moet u de aandelen dus in de periode juni-juli verhandelen.
SNPI doet meerdere trajecten per jaar en kan u met raad en daad bijstaan om de implementatie niet onnodig complex te maken, maar wel compleet, zodat uw plan optimaal van start gaat voor succes.
Wilt u voordat u een gesprek aanvraagt, u eerst nog meer verdiepen in het onderwerp. Dat kan. In verband met ons 25-jarig bestaan ontvangt u tijdelijk een tweede exemplaar cadeau via de 1+1 gratis actie. Doe uw voordeel ermee en verdiep u eens samen met een collega of medeoprichter in de wereld van financiële medewerkersparticipatie.
Koop nu hier voor slechts 25 euro het boek Iedereen aandeelhouder – Handboek financiële medewerkersparticipatie.