Een van de meest gehoorde vragen die wij aan tafel krijgen is: Hoe lang duurt een traject van implementeren van een participatieplan? En wanneer kan je het beste van start gaan met een implementatietraject?
Door Pascale Nieuwland
Iedereen die mijn boek ‘Iedereen aandeelhouder’ heeft gelezen, begrijpt dat een participatieplan uit een aantal stappen bestaat en dat er helaas meerdere verschillende disciplines nodig zijn voor het realiseren van een participatieplan. Een traject van invoering duurt in de regel een maand of zes en soms nog wel langer. Wie nu naar de startblokken gaat, en voor het eind van het jaar aan de slag gaat kan er wel op rekenen dat we in juli 2016 de eerste handelsdag voor u kunnen starten.
Een participatieplan hoeft helemaal niet complex te zijn. Een systeem met aandelen of certificaten van aandelen lijkt vaak ingewikkelder dan het is. De belangrijkste eerste stap is om als DGA of directie helder te hebben wat u met de aandelen zou willen bereiken. U wilt medewerkers mede-eigenaar maken of u wilt ze belonen met aandelen. Na het bepalen van de doelstellingen, de beoogde effecten en de eerste contouren van het plan, zal er al snel een waardeerder aan de slag gaan om de aandelen te waarderen. Bij een beursgenoteerde onderneming wordt de prijs uiteraard op de beurs bepaald. Gelijktijdig gaat er een team van mensen aan de slag om het plan verder te ontwerpen. Belangrijk is hierbij om alle vier de componenten goed uit te werken in de loop van de zes maanden.
Ontwerp in drie maanden
De waardeerder heeft op een gegeven moment de waarde van de onderneming, de waarde van de aandelen, de waarde van het minderheidsbelang en een grondslag voor het jaarlijks berekenen van de koers. Verder is er nagedacht over het dividendbeleid en is dit vastgelegd (component Financieel).
Daarna of soms tegelijkertijd kan gewerkt worden door SNPI aan het ontwerpen van de structuur. Er kan een startnotitie gemaakt worden en op basis van de eerste informatie en wensen van de onderneming, kan begonnen worden met het opschrijven van spelregels. Pas wanneer de spelregels klaar zijn, kan er begonnen worden met de overige documenten. Welke dat zijn is afhankelijk van de keuze tussen aandelen of certificaten (component Techniek).
Deze eerste stappen alleen nemen al snel een maand of twee in beslag. Maar veelal drie maanden, omdat alle regels bepalen en uitdenken even de tijd vraagt. Maar waarom zeggen we dan toch dat u ongeveer 6 maanden met rekenen van start tot finish?
Overleg met Belastingdienst
Na de waardering en het ontwerpen van de regeling, komt het moment dat de Belastingdienst gevraagd gaat worden of zij akkoord gaat met de regeling en met name met de waardering en prijs van de aandelen cq certificaten. Doe je dit niet op voorhand en de fiscus bepaalt later dat de waarde te laag was, dan levert dit een boete en naheffingen op. Wij raden derhalve altijd aan om met de Belastingdienst te overleggen.
En laat het overleg met de Belastingdienst nu juist datgene zijn dat een implementatie moeilijk te plannen maakt. De Belastingdienst heeft een wettelijke termijn waarbinnen een reactie verplicht is. Maar als er vragen zijn over de regeling of de waardering of allebei en er moet een afspraak gemaakt worden, of er moeten aanvullende stukken aangeleverd worden, dan kan het traject met de Belastingdienst zo maar ineens 2 tot 3 maanden duren.
Pas na akkoord van de Belastingdienst kun je starten met de informatierondes voor het personeel (component Communicatie & HRM) en hebben we het nog niet eens gehad over het inbedden van de participatie in de organisatie (component Strategie & Beleid) om zo de 4 componenten van het plan te completeren en helemaal gereed van start te gaan met de participatie.
Start dus nu
De meeste plannen starten in juni of juli van een jaar. Handelen met aandelen kan in een periode tot twee maanden na het uitkomen van de jaarcijfers. Uw boekjaar loopt dan wel van januari tot januari, de jaarcijfers zijn er meestal pas ergens in de periode april-juni. En wilt u dan uw medewerkers aandelen schenken of laten kopen, dan moet u de aandelen dus in de periode juni-juli verhandelen. Wanneer u nu begint, kunt u per 1 juli beginnen met handelen en is uw participatieplan een feit. Waarderen en ontwerpen loopt dan tot ongeveer maart. Overleg met de belastingdienst maart-april. Er moet een brochure en vereenvoudigde prospectus gemaakt worden. In de maanden april-mei kunt u beginnen met het informeren van uw mensen. In die periode moeten alle stukken notarieel worden vastgelegd en kunt u starten met de eerste handelsdag.
Natuurlijk heb ik hier nog heel veel niet genoemd, dat ook moet gebeuren voor u kunt starten met een gebalanceerd plan. En daar heeft u dan gelukkig SNPI voor. SNPI doet meerdere trajecten per jaar en als u SNPI inhuurt voor de implementatie, dan zorgen wij dat u in het traject van implementatie niets gaat vergeten en dat u, mits de Belastingdienst geen spelbreker is, gewoon in juli 2016 van start gaat met een mooi participatieplan.
Wilt u nog profiteren van de pakketprijzen van 2015, neemt u dan nog dit jaar contact met SNPI op.